Henkilöpohjainen tiedonsiirto tilastokeskukseen

Toiminnolla tehdään siirtotiedosto, jossa on mukana henkilöpohjaiset opiskelijatiedot. Oppilaitos tallentaa syntyvän tiedoston ja lähettää sen itse Tilastokeskukselle. Tämä on yleisohje kaikkien henkilöpohjaisten siirtojen tekemiseen. Koulutustyyppikohtaisiin ohjeisiin on linkit artikkelin lopussa.

Tarkista ennen tiedonsiirron tekemistä, että tiedonsiirrossa käytettävät kentät ovat asianmukaisesti täytettyinä.

Toiminto löytyy opiskelijarekisteristä, Tiedonsiirrot -valikosta, kohdasta Tilastokeskukseen / Henkilöpohjainen tiedonsiirto. Apuruudussa määritellään, minkä kouluasteen tai koulutustyypin tietoja ollaan siirtämässä, keistä opiskelijoista ja mihin läsnäolotiedot on kirjattu.

Opiskelijoiden haku

Opiskelijat voidaan hakea tiedonsiirtoon joko Lukuvuosi, Syksy (20.9) ja Kevät (20.1) -kentistä, jotka kuuluvat Wilman käyttämään läsnäolotaulukkoon tai yksirivisistä Kirjoilla 20.1. ja Kirjoilla 20.9. -kentistä. Tiedonsiirtoruudussa valitaan kirjaustavan mukaan joko Läsnäolotaulukkoon -vaihtoehto tai Kirjoilla 20.9. ja Kirjoilla 20.1. -vaihtoehto. Huomaa, että jos valitset läsnäolotiedot yksirivisten Kirjoilla 20.9. ja 20.1. kenttien perusteella, tulee molempien kenttien olla täytettynä. Esimerkiksi syksyllä aloittaneille valitaan 20.1 kenttään Ei kirjoilla.

Jos tiedot on kirjattu läsnäolotaulukkoon, tutkii Primus kahta eri riviä. Tämä siksi, että tilasto tehdään kalenterivuodelta ja kalenterivuosi jakaantuu kahdelle eri lukukaudelle. Ohjelma kerää tiedot niiltä riveiltä, joissa Lukuvuosi-kentässä on tilastoinnin vuosiluku.

Esimerkki: Tilastointia tehdään vuonna 2012 läsnäolevista opiskelijoista. Läsnäolotiedot on kirjattu taulukkoon kahdelle riville: Lukuvuosi: 2011-2012 ja Lukuvuosi: 2012-2013. Tässä tapauksessa edelliseltä riviltä otetaan tammikuun läsnäolo ja jälkimmäiseltä syyskuun läsnäolo. Uusilla, syksyllä aloittaneilla opiskelijoilla läsnäolotieto otetaan syksyn osalta taulukosta, mutta kevään osalta tiedonsiirtoon tulee 0 eli Ei kirjoilla.

Tarkista, että Lukuvuosi-kenttä on täytetty täsmälleen samalla tavalla sekä Opiskelijarekisterin läsnäolotaulukossa että Koulun tiedot -rekisterissä. MultiPrimus-kouluissa tulee huomioida, että lukuvuosi-tieto tulee korttinumerolla 1 olevan koulun kortilta, sama myös Primuksen yksittäisversioissa.

Käytännössä on parempi, että käyttäjä itse muodostaa hakutoiminnolla sen joukon, jonka tiedot haluaa siirtää ja valitsee vaihtoehdon "Rekisteriruutuun haetut kortit."

Täytettävät kentät ja virhelista

Primus tarkistaa, että kaikki tarvittavat kentät on täytetty ja että tiedot on annettu oikeassa muodossa, esim. että oppilaitoskoodissa on 5 merkkiä. Primus antaa tallentaa puutteellisenkin tiedon, mutta tallennusruudun sulkeuduttua avautuu ruudulle lista virheistä ja puutteista. Jos lista on pitkä, se kannattaa tulostaa.

Listassa kerrotaan opiskelijan nimi, korttinumero ja puuttuva tieto. Haet kyseiset opiskelijat helpoiten Pikahaku -painikkeen avulla. Korjaa virheet opiskelijan tietoihin ja yritä siirtoa uudestaan. Siirtotiedosto on täydellinen vasta, kun virheitä ei enää tule.

Tiedonsiirrot muuttuvat lähes vuosittain. Listan kulloinkin täytettävistä kentistä löydät koulutustyyppikohtaisista artikkeleista, joihin on linkit tämän artikkelin lopussa.

Siirtotiedoston tallentaminen

Kun Primus ei enää anna listaa virheistä, on tiedosto valmis tallennettavaksi. Tiedoston tallennusmuoto voi olla joko:

• .txt-loppuinen tekstitiedosto (ASCII-tiedosto)
  
• .csv-loppuinen tekstitiedosto (*.csv-loppuiseksi tiedostoksi tallennettu Excel- tiedosto).

Siirtotiedoston tarkistaminen

Tallennettua tiedostoa voi tarkastella esim. WordPad -tekstieditorilla. On tärkeää, että virheet korjataan nimenomaan Primukseen eikä tiedostoa muokkaamalla, muuten virheet/puutteet jäävät järjestelmään.

Excel-muotoinen tiedonsiirto

Tilastokeskuksen ohjeissa kuvattu Excel-muotoinen tiedonsiirto on vaihtoehtoinen tapa käsitellä siirtotiedostoa. Jos avaat tiedoston Excelissä, käytä dokumentin avauksessa tekstimuotoa. Todennäköisesti tiedot tulevat yhteen Excelin sarakkeeseen. Voit jakaa tiedot omiin sarakkeisiinsa Excelin Tiedot/Teksti sarakkeisiin -toiminnon avulla. Excelin käytössä opastaa ko. ohjelmavalmistajan oma asiakastuki.