Opiskelutietojen siirto Kelaan (2. aste)
1.1.2005 ja sen jälkeen valmistuneilla opiskelijoilla karttuu työeläkettä myös tutkinnon suorittamisen ajalta. Tällä tiedonsiirrolla siirretään valmistuneiden opiskelijoiden tiedot Kelalle.
| Kelan tietuekuvaus | Primuksen kenttä | Rekisteri |
| Oppilaitos 1) | Kelan oppilaitoskoodi | Koulun tiedot |
| Siirtotunnus 2) | Kelan tietuetunnus | Koulun tiedot |
| Sukunimi | Sukunimi | Opiskelijarekisteri |
| Etunimet | Etunimet | Opiskelijarekisteri |
| Sukupuoli | Sukupuoli | Opiskelijarekisteri |
| Henkilötunnus | Henkilötunnus | Opiskelijarekisteri |
| Opintojen aloituspäivä | Koulutuksen/tutkinnon aloituspvm (Jos kenttä on tyhjä, tieto haetaan kentästä Aloituspäivä) | Opiskelijarekisteri |
| Opinnot, johon hyväksytty 3) | Tutkinto | Tutkinnot |
| Valmistunut tutkinto | Tutkinto | Tutkinnot |
| Päivämäärä 4) | Katso alempaa 4 kohta | Opiskelijarekisteri |
| Tapahtumakoodi 5) | Katso alempaa 5 kohta |
1) Kelan oppilaitoskoodi Koodi on oppilaitoskohtainen ja sen saa Kelalta.
2) Kelan tietuetunnus Siirtotiedoston nimi muodostuu tämän kentän mukaan. Kela ilmoitttaa oppilaitokselle siirtotunnuksen, joka on muotoa 12345. Numerosarjan paikalla on Kelan oppilaitoskoodi.
3) Tutkinnot-rekisteristä haetaan tieto, onko tutkinto ammatillinen perustutkinto vai ei.
Ammatti- /erikoisammattitutkinto -kenttä rastitaan, jos tutkinto EI ole ammatillinen perustutkinto.
4)Valmistumispäivä-kentän sijasta voidaan käyttää myös Todistuslajit- ja Todistusten päiväykset -kenttiä. Todistuslajiksi tulee tällöin olla valittuna "1 tutkintotodistus".
5) Jos Valmistumispäivä tai Todistuslajit ja Todistusten päiväykset kentät on täytetty, katsotaan opiskelija valmistuneeksi ja siirtotiedostossa koodiksi tulee W.
Tiedonsiirron tekeminen
Hae valmistuneet opiskelijat Primuksen rekisteriruutuun haulla Valmistumispäivä>=01.01.200X. Mikäli valmistuneiden opiskelijoiden kortteja on jo arkistoitu, hae myös ne rekisteriruutuun valitsemalla vaihtoehto Hae myös arkistosta. Jos oppilaitoksessa on myös ammatti- ja erikoisammattitutkintoja suorittaneita, he eivät saa eläke-etuutta. Lisää siinä tapauksessa hakuehtoon esim. JA Tutkinto->Tutkinto<>*ammattitutkinto*.
Huom. Jos opiskelijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulee Kelan tiedonsiirtoa varten käyttää XXXX-loppuista henkilötunnusta, jotta siirtotiedosto saadaan lähetettyä Kelan sovellukseen.
Valmistumispäivän sijasta voidaan käyttää myös Todistuslajit- ja Todistusten päiväykset -kenttiä. Opiskelijat voi hakea näistä kentistä Primuksen rekisteriruutuun haulla Todistuslajit=1 tutkintotodistus JA Todistusten päiväykset>=01.01.200X.
Kun kaikki tarvittavat kentät on täytetty, tehdään tiedonsiirto opiskelijarekisterissä valitsemalla Tiedonsiirrot / Kelan tiedonsiirrot / Opiskelutietojen siirto Kelaan (2. aste). Valitse vaihtoehto Rekisteriruutuun haetut kortit.
Klikkaa sitten Tee tiedonsiirto -painiketta. Primus antaa ilmoituksen "Tiedonsiirron tuloksena on X riviä". Rivimäärän tulee olla yhtä suuri kuin valmistuneiden opiskelijoiden määrä.
Klikattuasi OK pääset valitsemaan Tallenna, Tulosta tai Näytä virheet. Jos virheilmoituksia tuli, täydennä puuttuvat tiedot ja tee tiedonsiirto uudestaan. Virheilmoituksessa kerrotaan opiskelijan nimi, kortin numero ja puuttuva tieto. Kyseisen opiskelijan löydät nopeiten Pikahaulla syöttämällä ylimmälle riville kortin numeron.
Jos Näytä virheet -painikkeen teksti on harmaalla, ei virheitä ollut ja tiedonsiirto onnistui. Voit esikatsella siirtotiedoston valitsemalla Tulosta / Esikatselu.
Tiedosto tallennetaan valitsemalla Tallenna. Nimeksi annetaan Kelan ilmoittama oppilaitoskohtainen siirtotunnus. Toiminto muodostaa yhden tiedoston, jossa on kaikki Kelan tarvitsema tieto. Syntynyt tiedosto toimitetaan Kelalle.
Paperitulosteen tiedot
Siirtotiedostoa luetaan seuraavasti:
Ensimmäisenä tietona on Kelan oppilaitoskoodi. Seuraavaksi on T, joka kertoo, että rivillä on tutkintotietue. Seuraavaksi on tiedonsiirron päivämäärä sekä vakiot TUTKT ja OP, joiden jälkeen tulee Kelan oppilaitoskoodi. Näitä seuraavat opiskelijan hetu ja nimi. Seuraavaksi on joko M (ammatillinen perustutkinto) tai E (ei ammatillinen perustutkinto), jota seuraa W (tutkinto valmistunut). Sen jälkeen tulee valmistumispäivä, uudelleen E tai M, opintojen aloituspäivä ja viimeisenä sukupuolikoodi N tai M.
Siirtotiedoston ylimmällä rivillä tietuetyyppinä on A ja viimeisellä rivillä L. Tarkista, että aloitus- ja lopetusrivit löytyvät. Jos jompi kumpi puuttuu, ei tiedosto ole kokonainen ja tietoja puuttuu.
Siirtotiedostoa voi tarvittaessa tarkastella muilla ohjelmilla, mutta jos siihen halutaan tehdä muutoksia, on ne tehtävä jollain tekstieditorilla (Muistio tms.). Muutoksia ei tulisi mielellään tehdä Excelillä tai vastaavalla, koska nämä ohjelmat lisäävät tiedostoon omia muotoilujaan, jolloin tiedostosta tulee virheellinen.