Dataöverföring från ANDATAS till Primus

Dataöverföring av de vid gemensam ansökan valdas uppgifter från ANDATAS till Primus Studeranderegister

Före dataöverföringen kontrollerar man i Studeranderegistret att alla fält är framtagna som överföringsfilen innehåller. En lista över dessa fält finns i slutet av instuktionen.

De fält som fattas fås fram via Fälteditorn, välj Underhåll / Fälteditorn. De fält som skall tas fram söks från fältträdet till höger. Övre meny-radens Sök-funktion kan användas som stöd.

Kryssa i de fält som du vill ta fram. Fälten kommer fram till det mellanblad som är aktivt. Man kan flytta fälten med musen till en lämplig plats och även fältens storlek kan bearbetas. Då alla fält är framme och på rätt plats, välj Funktioner / Spara.

Kontrollera ännu i Grundutbildning-registret, att alla de grundutbildningsalternativ är ifyllda som ANDATAS-systemet kräver (1=Lärokurs för grundläggande utbildning, 2=Delvis anpassad läroplan, 3=Lärokurs för träningsundervisning, 6=Helt eller största delen anpassad läroplan, 7=Ej slutförd läroplikt (inget avgångsbetyg), 9=Abiturienter, studenter eller fullgjord lärokurs i gymnasium/kombinationsexamen, 0=utländskt betyg). Man kan lägga till uppgifter till registret via Funktioner / Nytt registerkort.

Överföringsfilen

Vid den gemensamma ansökan valdas uppgifter överförs från ANDATAS-systemet till Primus. Dataöverföringen motsvarar en normal dataöverföring till Primus. Uppgifterna tas emot direkt i Studeranderegistret. Om man önskar så kan uppgifterna först överföras till Sökande-registret, instruktion

Läroanstaltets ANDATAS-kontaktperson gör dataöverföringen i ANDATAS och den läses in till Primus. Spara ANDATAS överföringsfilen (i .xml-format) till en katalog på din dator, där du lätt kan plocka in den till Primus. Överföringsfilerna är bra att göra undervisningsenhetsvis och även namnge dem enligt dessa.

Dataöverföring till Primus

Öppna Primus Studeranderegister och välj från meny-raden Dataöverföringar / Dataöverföring till Primus. Välj filen som skall överföras via Bläddra-knappen. Välj till överföringstyp Siirto KOULUTAsta och klicka Följande.

Om man i överföringsfilen använt stora bokstäver och vill istället föra uppgifterna till Primus med normal bokstavsstorlek, kryssa i fältet Ändra STORA BOKSTÄVER till små. Beakta även arkiverade kort kryssas oftast inte i, eftersom största delen av de valda är nya studerande, som inte finns i Primus. Om högstadiet och gymnasiet finns i samma multiPrimus, skall man inte kryssa i ifrågavarande fält, eftersom man till gymnasiet vill ha nya kort av studerandena. Fältet ikryssas om det bland de valda finns personer, som redan har ett registerkort i Primus, och man vill uppdatera deras uppgifter från överföringsfilen.

De uppgifter som tas emot väljs genom att kryssa i önskade fält i listan. Till identifieringsfält lönar det sig att välja personbeteckningen. På detta sätt förenar Primus de nya uppgifterna med de gamla.

Att granska uppgifterna som överförs

I följande hjälpruta visas alla uppgifter som överförs. I rutan syns både nya samt de gamla studerande vars uppgifter överföringen ändrar. De uppgifter som redan finns i Primus visas indraget. De rader som inte är indragna är nya uppgifter som kommer från överföringsfilen.

I hjälprutans nedre del syns hur många nya registerkort överföringen upprättar och hur många kort överförigen kommer att ändra. Om samma uppgift ändrar flera registerkort, syns detta i Ändrar flera -delen. Med hjälp av kryssfälten kan man ta emot t.ex. endast nya uppgifter: ta bort kryssen från Ändrade och Ändrar flera.

Att spara/avbryta dataöverföringen

I den sista hjälprutan syns ännu uppgifter om de överförda registerkortens antal. Programmet ger möjligheten att antingen spara eller avbryta hela dataöverföringen. Avbryt ångrar hela överföringen. På detta sätt kan du fritt öva dataöverföringen.

Då du vill göra dataöverförigen tillslut, kontrollera de uppgifter som kommer att överföras och spara. Programmet frågar ännu om man säkert vill spara och meddelar i slutet om överföringen lyckats.

Nu kan man behandla de överförda studerandeuppgifterna på normalt sätt i Primus. I gymnasierna lönar det sig att till studerandetyp välja t.ex. blivande studerande eller sökande, om det i samma multiPrimus finns högstadier som ännu inte bytt studerandetypen till t.ex. arkiverad studerande.

Fält som behövs vid dataöverföringen: